报关单上的境外发货人信息，在很多做进口的企业第一次填写的时候就会遇到问题。官方要求填写的是 “签订并执行进口贸易合同的卖方”，但是实际上业务中合同是由荷兰贸易公司签署的，货物则是由日本工厂发出的，到底应该填写哪个呢？本文主要是将一线最容易出现的问题列举出来，并进行解释说明。
报关单境外发货人到底指谁
根据海关总署公告 2019 年第 18 号修订后施行的《中华人民共和国海关进出口货物报关单填制规范》中对境外发货人的定义是：境外发货人一般指签订并执行进口贸易合同中的卖方。填写境外发货人的名称及代码，名称通常使用英文来表示。
这句话看起来很容易，但是在实际的操作过程中却遇到了 “签订与执行” 这四个字的问题。人们认为谁发出的货物就填写谁，或者说是谁收到的钱就填写谁，都是不对的。海关所指的为合同关系，而不是物流关系或者资金关系。签订合同的卖方就是执行合同的卖方，也就是境外发货人。
编码一栏中如果有 AEO 编码需要填写 AEO 编码，如果没有则不需要填写。名称要使用英文，检验检疫有特殊要求的，在英文名称后面用半角括号加上其他的外文名称。
合同签订者和执行者不是一家公司时境外发货人填谁
一线最常见的情况就是这样。比如国内进口企业和荷兰的一家贸易公司签订了一份采购合同，但是实际上货物却是由日本的一个工厂直接发出来的。此时境外发货人填荷兰贸易公司还是日本工厂呢？
答案就是执行合同的企业。按照填制规范的要求，进出口货物合同的签订人和执行人并不是同一个企业，应该填写的是执行合同的企业。
什么是执行合同的企业？即实际承担交货、履行合同义务的一方。荷兰贸易公司签订合同，但是它是中间商，真正送货的是日本工厂，所以日本工厂是履行合同的企业，境外发货人就填写日本工厂。
反过来，如果荷兰贸易公司签订合同并且自己负责交货（它从日本工厂购买后再卖给客户），那么荷兰贸易公司既是签约方也是执行方，境外发货人就填写荷兰贸易公司。
唯一的标准就是谁实际上履行了交货义务，那么就由谁来填写。不确定的时候可以拿出合同来看一看，上面写着卖方是谁、交货义务由谁承担等等，按照这些内容填写就不会出错了。
境外发货人可以填中间商或贸易公司吗
可以。只要中间商或者贸易公司作为合同的签订人并且是执行人就可以填写。
很多人有一个错误观念，即境外发货人必须为生产企业，不能为贸易公司。其实并不存在这样的限制。海关不管你是工厂还是贸易公司，只要看它是否是合同中规定的卖方，并且是否在履行合同。
在实际业务当中，大量的进口都是由境外贸易公司来完成的，尤其是大宗原材料、设备等等，境外发货人填写贸易公司情况的现象非常普遍。只要合同、发票、提单上的卖方信息能对上，填贸易公司就完全没有问题了。
但是要注意的一点是，如果贸易公司只签了合同，而实际交货的是另外一个工厂的话，那么就按照上面说的那样，把执行合同的工厂填进去，不能填签订合同的贸易公司。
境外发货人和提单上的发货人不一致行不行
很多人对这个问题会有怀疑。报关单上的境外发货人信息，在海运提单、空运运单项下发货人信息是否一定相同呢？
目前海关系统的报关单上境外发货人的信息与舱单 / 提单上发货人的信息没有做强制比对。根据佛山国际贸易单一窗口官方问答的内容，境外收发货人填写签订合同的卖方或者买方，目前还没有和舱单信息进行对比。
所以按照理论来说两者是有可能不相等的。但是实际上操作时，建议尽量保持一致的原因是两个方面。
第一点，虽然系统没有强制要求进行比对，但是海关人工审核时如果发现两者之间存在很大的差异，则会要求你提供相应的说明、合同、发票等资料来解释为何会出现如此大的差异。因此会提高沟通成本。
第二，在以后涉及到稽查、退税、外汇核查等程序的时候，报关单上发货人的信息和提单上发货人信息不一致的情况会被问到，事先准备好的合同和情况说明可以节省很多麻烦。
如果是因为贸易结构导致两者之间不一致的情况，比如三方贸易、中转换单等等，保存好完整的合同链条和交易凭证就足以解释清楚了，并不需要强行凑到一致。
境外发货人填错了有什么影响、能不能改
先说影响。境外发货人信息填写错误，直接造成的后果就是海关统计数据不真实，不能够准确地反映真实的贸易流向。对企业来说，这样的影响并不大，但是如果涉及到稽查的话，责任划分就会很混乱。
其实影响会在后面出现。在进口过程中，如果境外发货人在填写时出现错误的话，将会对之后的信贷、特许权使用费等监管环节造成影响。出口时如果把境内发货人、境外收货人填反了，会影响出口退税办理，因为退税主体和申报主体不一致。
再说能不能改。根据《中华人民共和国海关进出口货物申报管理规定》的要求，在报关单放行之后如发现填报错误的情况，符合相关规定的情况下可以向海关申请修改或者撤销。
改单需要提供详细的情况说明以及相应的证明材料，比如合同、发票、提单等都可以用来证明正确的事实。经过海关审核后，如果没有发现有逃避海关监管的行为的话，那么一般情况下就可以进行修改了。
但是改单是有成本的，需要花时间去准备材料、跑流程，并且会耽误货物的放行和提货速度。所以在发货之前要认真核对一次，比事后改单要容易得多。
报关单境外发货人常见问题
境外发货人没有编码怎么办？
如果缺少 AEO 编码或者其他海关编码的话，在编码栏中就可以不填了，只用填写英文名称就可以了。
如果境外发货人不存在的话应该怎样填写呢？
在一些特殊的场合下，而且没有境外发货人的情况下，名称和编码都填写为 “NO”。
境外发货人名字是否一定要用英文呢？
一般要填英文名。检验检疫要求中填写其他外文名称的时候，在英文名称后面用半角括号分开填报。
境外发货人和贸易国之间是什么样的关系呢？
境外发货人就是合同卖方的主体信息，贸易国是进行商业交易的国家或地区。两者有关但是不相同，贸易国要填购自国（地区）。
个人能不能做境外发货人呢？
如果合同中卖方是自然人的话，在理论上是可以填上自然人名字的。但是在实际操作中，建议尽量以企业主体的身份进行操作，个人作为境外发货人的身份之后，在后续的外汇、稽查等环节上都会受到更多的监管。
报关单境外发货人怎么填，主要是这样一句话：填签订并执行进口贸易合同的卖方，签订者和执行者不一致的时候填执行者。不确定的时候可以把合同、发票、提单放在一起对一遍，看看实际交货义务是由哪一方承担的，按照这个来填写就不会出错了。在填表之前多花两分钟核对一遍，比事后改单要好很多。
